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Por quanto tempo deve-se guardar o Plano Escolar?

E os livros de registros, tal como o Livro de Matrículas, o de Resultados Finais?

Qual o procedimento para incinerar documentos escolares? E para digitalização?

Existe legislação para orientar tais procedimentos?

Sabemos da importância das instituições educacionais manterem, devidamente organizados e arquivados, os documentos que atestam a trajetória do estabelecimento de ensino, a situação dos seus professores e funcionários, e, principalmente, os fatos que comprovam a vida escolar dos alunos, pois estes recorrem frequentemente à escola ou faculdade que estudaram para solicitar documento de comprovação de estudos, mesmo que tais estudos tenham sido realizados há muitos anos.

Daí a importância da gestão da Secretaria Escolar se dedicar a fazer adequadamente os procedimentos tanto da escrituração do registro escolar quanto do arquivo, pois é de responsabilidade do estabelecimento de ensino, a qualquer tempo, fornecer, no mínimo espaço de tempo, o documento escolar solicitado.

Por outro lado, o crescente número de alunos matriculados nas escolas vem multiplicando consideravelmente os documentos a serem guardados, e, com isso, o alto custo de manutenção do espaço para armazenamento desses documentos tem sido motivo de grande preocupação por parte dos gestores escolares, que a cada dia são cobrados por aliar mais eficiência com menor custo.

Por outro lado, a lei nos indica que ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que “destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente”. (Lei 9.605/98)

Na prática, guardar todo documento escolar por tempo indeterminado é impensável, portanto, torna-se premente ter claro o tempo de guarda de cada documento.

Uma das atividades de rotina da Secretaria Escolar é periodicamente fazer o descarte de documentos que já não tem mais razão de serem mantidos em arquivo. E para executar esta tarefa de forma segura é preciso saber o tempo que cada documento escolar deve ser guardado.

Dependendo da natureza do documento, há dois tipos de guarda:

a)      Os de guarda permanente; e

b)      Os de guarda temporária.

Os documentos de guarda permanente devem ser guardados por um tempo bastante longo, ou seja, até que não haja mais necessidade de manter o documento em arquivo.

Há pouco tempo, 30 anos era o tempo considerado adequado para se guardar um documento caracterizado como de guarda permanente. Não mais hoje, em virtude da quantidade de pessoas que concluíram os estudos há mais de 40/50 anos e que buscam as instituições que estudaram para obter segunda via dos documentos de conclusão de estudos para retornarem aos bancos escolares.

Quanto aos documentos caracterizados como de guarda temporária podem ser eliminados decorridos certo prazo, maior ou menor, normalmente abaixo de 5 anos.

A microfilmagem de documentos encontra-se regulamentada pelo Decreto no. 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Este Decreto, que regulamenta a antiga Lei no. 5.455/68, embora seja do ano 1996 é o mais recente instrumento legal sobre o assunto. Obviamente seu texto não contempla a evolução que as tecnologias da informação e comunicação proporcionaram, possibilitando hoje arquivar uma quantidade infinita de documentos em ambientes virtuais considerados, por muitos, mais seguros dos que os arquivos físicos. É fato que os documentos arquivados nas nuvens não são impactados pela ação do tempo, umidade do ar, ataque de traças e roedores, incêndio, inundação, etc.

Para os documentos que serão descartados é importante que se elabore uma ATA, de modo que fiquem devidamente registradas as principais informações do documento a ser eliminado.

Relativamente aos documentos de professores e funcionários estes deverão ser guardados pelos prazos que dispõem as regulamentações previdenciárias e trabalhistas, dependendo do regime de contratação, CLT ou estatutário.

Para descartar um documento recomendamos ter sempre em mente a resposta para seguinte questão: qual o fator determinante para guardar ou para eliminar um documento escolar?

Atualmente, passou a ser um fato corriqueiro, como já mencionado aqui, alunos recorrerem à instituição que estudaram para solicitar 2ª. via de documentos. Para a eventual emissão de um Histórico Escolar como recuperar as informações de um aluno que passou pelos bancos escolares há mais de 30, 40 ou 50 anos? Isso pode ser uma operação complexa, se tais informações não estiverem adequadamente armazenadas.

Não há legislação escolar que determine o tempo máximo ou mínimo de guarda de documentos. Por isso, é bastante recomendável gerenciar adequadamente a guarda e arquivo de documentos da Secretaria Escolar, que pode ser feito a partir da construção da TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ESCOLARES. (ver abaixo).

A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ESCOLARES tem por finalidade definir o tempo de guarda dos documentos produzidos pelo estabelecimento de ensino, e nela podem ser reunidos grupos de documentos escolares com seus correspondentes tempos de guarda: permanente ou temporária.  A base para construção da Tabela deve ter como objetivo a importância que determinado documento representa para resgatar os dados para recompor uma segunda via do Histórico Escolar, do Diploma ou Certificado, assegurando a “veracidade dos dados do aluno; a regularidade dos estudos realizados; e a autenticidade do documento”.

Estudo feito em 2014 por Ana Cristina Canettieri.

(revisado em agosto/2016)